Contributions

Bethany G. Anderson, University of Illinois at Urbana-Champaign
The Structure of Scientific Archives : Digital Research Data and the Nature of Scientific Documentation

The Scientific Revolution of the 17th century ushered in the modern era of Western science by “reordering our ways of thinking about the natural.” Yet, even then, divergent cultural practices existed to explain the natural world. Modern science, and the methodologies it employs to produce knowledge, are likewise contingent on disparate practices and competing philosophies that manifest themselves in cultural and social contexts.

Considering the contextual nature of scientific research, how can archivists document the practice(s) and processes that generate its bodies of knowledge ? In the digital age, archivists must rethink how they appraise, preserve, arrange, and describe scientific records. One of the consequences of the digital age—the specter of “big data”—looms large, especially after the United States government’s recent mandate to increase access to the results of federally-funded research. Such policies not only affect U.S. libraries and archives, but also have implications for international scientific research and repositories. While data curation has addressed some of these challenges, anthropological approaches to archival appraisal that include the use of interdisciplinary digital humanities tools may aid in preserving the evidential and informational character of scientific data and the documentation needed to study the contexts and provenance within which such data originate.

Since its 1963 founding, the University of Illinois Archives has curated the papers of numerous scientists and engineers. Its recent acquisitions include the analog and born-digital files of evolutionary microbiologist Carl Woese (1928-2012). Building upon the early work of Maynard Brichford, this paper will discuss how archivists can capture the research of scientists such as Woese in this new information economy. By using digital text analysis to study specific scientific activities and the records they yield, this paper will explore the practical import of the anthropology of science and what it means to preserve the context of scientific research activities and processes.

Emma Anthony, Project Archivist, univeristy of Edinburgh
A tale of two archives : Godfrey Thomson and the Scottish Mental Surveys

This paper discusses the personal archive of Professor Sir Godfrey Thomson as well as the rich research archives his work produced, including the vast data sets created in the course of the Scottish Mental Surveys. It discusses the difficulties in making a clear distinction between ‘personal’ and ‘research’ archives ; how scientific researchers can use both to augment their research output ; and how scientific and archival communities can work together to ensure their survival.

The data gathered in the Scottish Mental Surveys has no equivalent in the world. It was sought out by Professor Ian Deary and his co-investigator, Lawrence Whalley, who recognised the unique opportunity it presented to follow up the individuals tested and examine cognitive ageing. Utilising this rich data, Deary and his colleagues at the Centre for Cognitive Ageing and Cognitive Epidemiology (CCACE) have produced an extensive scientific research output.

Deary’s scientific work with the surveys led to his continued interest in the historical context of their creation, as well as the life of their creator. Subsequently, he has undertaken historical research aided by an historian, a statistician, and members of his scientific team. While this has been a valuable addition to the work at CCACE, enabling wider dissemination and greater understanding of the surveys themselves, perhaps the most important outcome has been the survival of Thomson’s personal papers, found by Deary in Thomson’s former home.

In the past year, Edinburgh University archives have been working with Deary and his team to catalogue the collection, utilising their contextual and scientific knowledge. The project is an excellent example of how the scientific and archival communities can cooperate in identifying and acquiring scientific research archives of importance and potential, and ultimately ensuring both their physical and intellectual survival.

Anne Both, Sarah Cadorel, Sciences-Po Paris
En quête d’enquêtes pour mise à disposition : la collecte auprès de chercheurs en SHS : le cas de beQuali

A visée d’abord scientifique, le projet beQuali a nécessairement acquis une dimension archivistique originale. Développé par l’équipe du Centre de données socio-politiques, beQuali est une banque d’enquêtes qualitatives de sciences sociales destinées à l’analyse secondaire des matériaux mis en ligne. beQuali inscrit ainsi les archives dans un flux scientifique continu.

Rompant dès lors avec la théorie de Pérotin, il réactive la valeur d’usage originelle des documents des enquêtes qui, à peine entrés dans leur troisième âge, recouvrent leurs qualités heuristiques. À la fois données et archives les enquêtes n’intéressent pas que les historiens mais aussi les collègues contemporains des SHS. Aussi, avec comme unité l’enquête et non le fonds du chercheur, cet équipement introduit une nouvelle façon d’aborder la collecte.

La dimension largement numérique du projet facilite, parfois, les choses : les chercheurs ne se sentent pas dépossédés de leurs documents nativement numériques et se révèlent rassurés de la sauvegarde des autres, grâce à leur numérisation. En se positionnant de fait à la croisée de plusieurs spécialités, beQuali développe différents partenariats avec, d’une part les services d’archives et les centres de recherche mais aussi et avec les « data archives » qui, bien que très actives dans la mise à disposition des données, demeurent encore, bien souvent, peu liés aux problématiques archivistiques.

C’est donc cette originalité qui structure l’équipement beQuali à la fois par rapport aux banques de données et aux archives de la recherche. Cette contribution vise à présenter, dans ce contexte complexe, les enjeux que le projet beQuali soulève, ainsi que les réactions qu’il suscite de la part des producteurs, puis de démontrer dans quelles mesures le dispositif mis en place participe de l’effort national et international de collecte et de valorisation des archives de la recherche, tant du point de vue patrimonial que scientifique.

Clare Button, University of Edinburgh
Towards Dolly : Edinburgh, Roslin and the Birth of Modern Genetics

The ‘Towards Dolly’ project, which preserves and catalogues archival and printed collections relating to over 100 years of animal genetics in Edinburgh, has engendered new approaches to curation within UE Special Collections. The project has involved cataloguing a variety of media, appraising large amounts of raw data and meeting the varying needs of a diverse researcher base.

The involvement of scientists and historians of science directly with the project has afforded privileged access to contextual, technical and anecdotal knowledge as well as key contacts within the genetics community. As the scope of the project has expanded, this communication has become increasingly two-way, with a demand from within the science community for record curators to provide historical knowledge and contexts to specific projects, to mine as-yet uncatalogued collections for historical experimental data, and to navigate the interwoven histories of people, institutions and specific experiments.

This paper will explore the ways in which this dialogue can be harnessed successfully to form a non-static, evolving collection, whilst also emphasising the importance of a holistic and flexible approach to gathering archives. It will be argued that curators of scientific archives must be proactive rather than reactive advocates for the unique nature of their collections and needs of their researchers.

Likewise, research professionals and curators should interact positively to ensure that the needs of current and future researchers are met. To do this requires more than the gathering and curation of data, but the provision of context, whether this be via oral histories, detailed accession files, objects and other media which capture the material culture and social history of science.

Cecilia Carloni, Mariella Guercio (Sapienza University of Rome, DigiLab)
Définir les archives de la recherche et soutenir leur protection : le projet de bibliothèque numérique de la Sapienza

One of the most critical problems for research archives is their definition. Without a common dictionary and a robust conceptual framework, the academic research heritage, specifically if in digital form, is at risk and the efforts made for its protection and exploitation will not be able to face old and new challenges and even less to exploit the technological potentialities and new languages today available.

The archival nature of this material is difficult to be recognized and accepted. The tools developed for making accessible and preserving the academic outputs are usually concentrated to support the creation of digital library and institutional repositories for publications or for isolated items. Educational products, research data and databases, documentary evidence collected in the course of scientific investigations are left to the individual capacities of each researcher.

Specialized and efficient tools for identifying, describing, making available and preserving this heritage are required. The compliance with the best standards is necessary, but it is also essential to define consistent workflows, approve adequate policies and build sustainable services. The paper will discuss these issues by presenting the Sapienza Digital Library and its goals of identifying, making accessible and preserving in digital form the significant research heritage.

The ambition is to make it understandable and re-usable both for the scientific community and professionals and for no-academic users. The digital resources are described by the investigators themselves, on the basis of detailed policies and with the support of professionals from the archival and librarian domains. A special attention is dedicated to the contextualization of the resources, to the provenance information and to the scientific presentation of the research projects and their outcomes. Each collection is described and made accessible by respecting its specific domain vocabularies and standards and a validation process is in place to ensure a qualified approach

Margot Georges, INSERM
Esquisse d’une définition des archives de la recherche

Les professionnels des sciences dites exactes ou expérimentales semblent montrer peu de sensibilité vis-à-vis de leur production documentaire. L’objectif de cette communication est de s’interroger sur la manière dont les chercheurs regardent leurs propres documents : quelles définitions donnent-ils de leurs archives ? Leurs attribuent-ils le sens d’archives de la recherche ? Comment les regardent-ils ?

Pour ce faire, notre propos se déroulera en trois temps. Nous chercherons dans un premier temps à éclairer l’ethos du chercheur et la place des documents dans l’activité de recherche en mobilisant des approches diversifiées : celles de la psychologie sociale avec le concept de représentations sociales (Pierre Moscovici et Jean-Claude Abric) ; celles de la sociologie des sciences (travaux de Bruno Latour ou Dominique Vinck).

Dans un deuxième temps, nous nous appuierons sur une étude de terrain dans le secteur des sciences du végétal pour entendre la parole des chercheurs et éclairer à la fois ce qu’ils pensent être des archives et comment ils évaluent leurs documents.

Enfin, nous nous interrogerons sur les événements ou les éléments qui peuvent modifier, altérer, transformer les définitions observées. Par exemple, quelles sont les conséquences du travail d’un archiviste ? Quelles sont celles de la mise en place d’un système qualité ? Est-il déjà possible, en France, de mesurer les effets de la récente mise en avant de l’accès libre aux données de la recherche ?

Françoise Hiraux, Université de Louvain (UCL)
Données et documents, deux objets, deux demandes et deux traitements pour les archives de la recherche et des chercheurs

Deux types d’objets, d’usages et de traitements se signalent à l’attention selon que les archives de la recherche et des chercheurs sont envisagées en tant que ressources (data) ou comme documents (témoins) voire monuments. À quoi engagent chacune de ces perspectives ?

Dans le premier cas (la ressource), il s’agit conserver la production dégagée par une recherche à diffé-rents titres : données brutes et élaborées, résultats, protocole et méthodes…

L’enjeu de cette conservation-transmission est notable dans un contexte de rupture des linéarités dans la vie des laboratoires (fin des filiations, engagements à durée déterminée, recrutement international, fonctionnement en réseau, outils numériques).
Au plan scientifique, l’archivage ici considéré anticipe la réutilisation éventuelle des données en même temps, au plan juridique, que la préservation de tout ce qui pourrait servir à faire valoir des droits.

Sa difficulté intrinsèque tient à ce que le recueil, l’organisation et la description reposent sur l’action du chercheur lui-même (tri, classement, nommage, migration des fichiers…). L’archiviste, quant à lui, exerce une mission de conseil et de soutien dont l’exercice ni simple, ni aisé, ni réellement satisfaisant dans l’état actuel des résultats.
Dans l’autre cas (le document), l’archive fait sens en tant que matériau pour l’histoire, la sociologie et l’anthropologie.

Elle repose sur l’exercice des missions classiques des archivistes qui se retrouvent en première ligne. Cette position appelle un réel travail conceptuel et l’élaboration d’une politique : deux préalables es-sentiels qui constituent pourtant, à leur corps défendant car tout y fait obstacle, le maillon faible des archives d’établissement, des archives spécialisées et des archives publiques qui prennent actuellement en charge les archives des chercheurs et de la recherche.

Roland Hochtrasser, Dipartimento dell’educazione, della cultura e dello sport (Suisse)
Projet Samara : archives, bibliotheques, musées, une approche interdisciplinaire a la gestion des archives électroniques et à la valorisation du patrimoine digital

Aujourd’hui, les instituts de recherche publics et privés qui opèrent dans le territoire du canton du Tessin se concentrent sur deux missions de base : la transmission des savoirs et l’activité de la recherche. La conservation et surtout la valorisation des archives documentaires et scientifiques ne sont pas encore des priorités. En ce sens, l’administration publique voudrait combler ce vide et essayer d’optimiser la mise en réseau à plusieurs niveaux des archives.

Pour répondre au moins en partie à ce besoin, le canton a lancé en 2013 le projet Sàmara, qui met en oeuvre une approche transversale et ouverte pour essayer de rattraper le retard dans ce domaine et pour mettre en place un système cohérent qui puisse englober les aspects de gestion et de diffusion de l’information documentaire et scientifique.
Les archives de la recherche n’ont pas uniquement une valeur scientifique, mais sont aussi un important instrument de communication et d’interface avec une nouvelle gamme de consommateurs de l’information de qualité, un public qui se montre intéressé par ces travaux de recherche et qui peuvent, potentiellement, fournir des compléments intéressants.

Le projet ne veut pas considérer les spécificités thématiques et méthodologiques de chaque domaine de recherche. Il serait en fait impossible de rendre compte de cette complexité.Le but est plutôt de se concentrer sur un minimum commun dénominateur et utiliser ces variables partagées pour établir des relations entre archives, méthodes, instituts. Il s’agit aussi de sensibiliser les acteurs pour que leur travail et leurs archives soient plus accessibles et qu’il y ait une certaine convergence des flux d’informations issus des instituts de recherche, des bibliothèques, des archives et des musées.

Les conséquences de cette dynamique sont positives : il suffit de considérer le potentiel pour la réutilisation des archives, ou de leur analyse diachronique ou synchronique et de leur confrontation avec d’autres expériences. Deux exemples concrets nous permettent de mieux faire comprendre l’utilité de ce projet : u exemple au niveau régional et l’autre illustrant les possibles synergies de ce système dans le contexte de la valorisation du patrimoine culturel alpin.

Peut-on parler de patrimoine digital ? Comment valoriser ces archives ? Qui peut ou doit s’en occuper ? Comment une administration publique, par définition statique, peut-elle répondre à des besoins qui se posent dans un domaine extrêmement dynamique, tel que les "nouvelles" technologies ?

Polina Ilieva, University of California, San Francisco
Documenting the Epidemic : UCSF Archives experience building AIDS collection

Quarter century ago archivists started collecting materials chronicling the response to the AIDS crisis in San Francisco. Early on they realized the importance of preserving diverse types of documents that now constitute one of the preeminent AIDS research archives in the US. One of the vital questions for the curators was how to build a balanced collection that reflects views, decisions, and struggles of all sides affected by and participating in the response to the epidemic. The decision was made to actively solicit papers from activists/patients, many of whom were instrumental in bringing the attention of the medical establishment, government agencies and general public to the mysterious health care crisis.

San Francisco was the birthplace of the community based organization (CBO) model of AIDS care that emerged in response to the needs of sick and dying, their family members and friends. CBOs records help understand how they were organized, their evolution and diverse array of activities, including information dissemination and fundraising for research projects.

UCSF has been archiving papers from clinicians, health care workers, and researchers working at SF General Hospital and UCSF. Their lab notes, correspondence, and reports reflect how scientific and treatment discoveries were made.

Other important components are papers of social scientists, journalists, and science writers. Their research on social implications and effect of the epidemic on minorities in the US and around the world, interviews with different constituencies help recreate the unfolding of the crisis and its subsequent development.

UCSF also organized an oral history program to record and preserve stories of doctors, nurses, and researchers-first respondents to AIDS epidemic in San Francisco Bay Area.

This multifaceted approach to collection development led UCSF to creating a complex and comprehensive AIDS history/research collection where patients, activists, researchers, clinicians, journalists and community organizations play an equal role in assuring the opportunity to preserve and re-examine the history, research, and use them in looking for new ways to respond to epidemics.

Michel Jacobson (SIAF), Nicolas Larrousse (TGIR Humanum), Marion Massol (CINES)
La question de l’archivage des données de la recherche en SHS

Aujourd’hui les données de la recherche sont produites nativement sous forme numérique ou proviennent de la numérisation de données analogiques.
Paradoxalement, le numérique dissociant l’information de son support, il se révèle plus complexe à gérer et la prise de conscience de la difficulté à pérenniser cette nouvelle forme d’information est très récente.

Dans le cadre de la mise en place d’une infrastructure pour les Sciences Humaines et Sociales par la TGIR Huma-Num, une organisation s’appuyant sur les ressources du CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) a été mise en place pour assurer l’archivage à long terme des données produites dans ce domaine. A la suite d’une première étude, un projet pilote a porté sur les données orales jugées représentatives des différents cas de figure pouvant se présenter dans les SHS.

Ce projet pilote s’est déroulé sur une période de deux ans et a nécessité une évolution du système d’archivage numérique du CINES afin de prendre en compte les spécificités métier des SHS. Parallèlement, un travail de coordination a été effectué avec le SIAF (Service Interministériel des Archives de France) pour tenir compte des aspects propres au statut d’archives publiques de ces données. L’organisation mise en place durant le projet pilote, conformément au modèle OAIS (Open Archival Information System - norme ISO 14721), est dorénavant opérationnel et représente un cas original d’archivage des données de la recherche en SHS.

Arianna Benerice de Santis et Hyunjoo Lee, Maison des Sciences de l’Homme Paris Nord
Fonds ethnoscénologie, archivage et numérisation

L’archivage des données afférentes à l’émergence des disciplines est une question fondamentale pour les historiens des sciences, et les chercheurs de ces disciplines. Ces disciplines une fois reconnues, il est généralement difficile d’entreprendre la génétique de leur constitution.

Cette génétique permet de mieux comprendre leurs fondements, leur caractère novateur comme les essais, erreurs et divergences de leurs fondateurs. Le cas qui nous intéresse concerne l’ethnoscénologie dont le colloque de fondation s’est tenu à l’UNESCO en mai 1995, à l’initiative d’un groupe de scientifiques et d’artistes. Se situant dans le champ contemporain de l’anthropologie de l’esthétique, l’ethnoscénologie étudie les pratiques spectaculaires vivantes des différentes sociétés, avec le souci premier de tempérer sinon de maîtriser toute forme d’ethnocentrisme.

Le projet « Fonds Ethnoscénologie : archivage et numérisation » a été lancé en octobre 2013 pour trois ans en partenariat avec plusieurs institutions : Bibliothèque de l’université Paris 8, Maison des Sciences de l’Homme Paris Nord (Centre Documentaire), Campus Condorcet (Campus numérique) et le Conservatoire National Supérieur d’Art Dramatique.

Nos objectifs sont : 1) Recueillir, protéger et conserver les archives de l’ethnoscénologie ; 2) organiser et numériser les données ; 3) Mettre la documentation au service des chercheurs ; 4) Créer une plate-forme « innovante ».
La nature du projet rend indispensable la participation de jeunes chercheurs et exige une compétence scientifique et technique de base. La connaissance de l’histoire de la discipline et des travaux réalisés est requise. La participation physique des fondateurs de la discipline encore en activité constitue un avantage dans la mesure où l’archivage des documents s’accompagnera de l’enregistrement des témoignages.

Adel Maïzi, Ministère des finances, Tunisie
Vers une définition des archives de la recherche

Depuis quelques années, les archives sont au centre de débats de controverses et de préoccupations diverses. En effet, la notion des archives connait de plus en plus une grande diversité de définition, jusqu’à ce qu’on trouve dans chaque discipline une définition distinctes des archives.

Cette pluralité de définition et ce mouvement du concept prouve qu’on est devant une discipline qui s’évolue de jour à l’autre et prouve aussi que cette discipline se trouve au cœur de l’activité humaine. C’est pour cela qu’on parle aujourd’hui de la notion des archives comme si elle ne suffit pas en elle-même mais elle doit être suivie par d’autre complément à savoir les archives de savoir, les archives de la recherche, les archives de la guerre, les archives des finances, les archives diplomatiques etc……

Engager une réflexion sur les archives de la recherche dans le processus de production des connaissances et dans la mise en mémoire de la science pose plusieurs questions sur les définitions possibles des archives de la recherche comme une ressource scientifique.

"De la recherche des archives aux archives de la recherche" voilà le titre préliminaire que je propose à mon intervention qui va aborder la question de la notion des archives d’où j’entamerai dans une première partie la notion des archives de la recherche en rapport avec la forme et le support puis je travaillerai en deuxième partie sur la notion par rapport au fond soit qu’il s’agisse de sciences fondamentales ou de science humaines. On parlera là à propos des difficultés de l’accès à ces archives qui peuvent être entre autre des archives personnelles qui serait le brouillon, la rature, ou alors le reste, la scorie qui a échappé ou résiste à la mise au propre, à l’écriture, à la réduction à la formule. En d’autre terme les archives qui peuvent reconstruire le processus de la recherche.

Brigitte Mazon, EHESS
Les archives individuelles et collectives d’une institution de sciences sociales : étude de cas et essai de définitions.

Le service des archives de l’École des hautes études en sciences sociales a collecté depuis sa création en 1976, après tris et éliminations, environ 2 500 ml d’archives dont 800 ml en provenance des centres et unités de recherche et 600 ml d’archives de chercheurs en sciences humaines et sociales. Les fonds sont régulièrement consultés par des chercheurs et certains ont même été associés à leur classement.

Mais les archives institutionnelles de la gestion administrative et financière de la recherche sont tout autant consultées car elles sont autant de traces de l’histoire sociale de la recherche. Y a-t-il de réelles frontières entre ces fonds ? Dans quelle mesure leur perméabilité est-elle une caractéristique institutionnelle de la recherche en sciences humaine et sociale ?

Archives individuelles de chercheurs (correspondances, fichiers, dossiers de travail et d’enseignement, dossiers d’édition) archives collectives d’enquêtes, quels sont les périmètres, les traits communs et les différences entre les documents produits par des historiens, des sociologues, des anthropologues, des psychologues, des économistes ?

Comment collecte-t-on ces archives, comment sont-elles traitées et quelles sont les caractéristiques de leur communication ? Comment l’institution contribue-t-elle à la définition même de ses archives ?

Je tenterai de contribuer, au travers de quelques études de cas (fonds Lucien Febvre, fonds Robert Mandrou, fonds Pierre Vidal-Naquet, archives du Centre de sociologie européenne, archives du Centre de recherches historiques, fonds Louis Velay et fonds Clemens Heller) aux tentatives de définitions des archives produites par les administrateurs et les chercheurs au sein d’une institution de recherche et d’enseignement de la recherche en sciences sociales.

Magalie MOYSAN, université Paris Diderot
Constituer un patrimoine de la recherche à Paris Diderot : entre collecte raisonnée et collecte adaptée.

Dans cette communication, nous proposons d’étudier la mise en place d’une politique de collecte dans une université française de grande taille. Depuis la définition de la politique jusqu’à son application, nous reviendrons sur les étapes qui ont jalonné le projet. Le service d’archives s’est confronté à la difficulté de construire une politique cohérente autour des archives de la recherche, très variées dans leurs typologies (archives administratives et scientifiques), leurs lieux de production (projets d’un laboratoire, d’un enseignant-chercheur ou projets transversaux) ou leurs disciplines (sciences humaines et sociales, sciences de la vie…).

Cette variété a conduit le service à mener plusieurs campagnes de sensibilisation auprès des producteurs et des instances dirigeantes de l’université, en adaptant le discours à l’interlocuteur.

Trois ans après la définition de cette politique, nous tirerons un bilan sur sa mise en œuvre. La mise en place d’une politique de collecte a engendré une prise de conscience sur l’importance de sauvegarder le patrimoine de l’université, 40 ans après sa création. Elle a également permis de mener une collecte raisonnée des archives administratives des laboratoires et de doter certaines de ces structures d’outils de gestion des archives (tableaux de gestion, fiches procédures, sessions de sensibilisation…).

Cependant, le service d’archives a jusqu’ici échoué à mettre en place une politique systématique de collecte d’archives d’enseignants-chercheurs. Le nombre de fonds collectés augmente certainement, mais reste dépendant de facteurs externes. La collecte est toujours adaptée à l’environnement et aux attentes du chercheur : chaque opération est unique et l’archiviste peine à rationnaliser le processus. Est-il possible de mettre en place une collecte raisonnée d’archives individuelles d’enseignants-chercheurs ? Nous tâcherons de répondre à cette question en nous appuyant sur notre expérience auprès des enseignants-chercheurs.

Bertrand Müller, ENS
Document, information, données : les archives confrontées
aux pratiques de recherche émergentes.

La production et surtout la collecte de données à très grande échelle (big data) constituent un enjeu majeur de l’activité scientifique aujourd’hui et dans les années à venir. Si ces gisements volumineux et très diversifiés de données scientifiques (données quantitatives, corpus textuels, collections photographiques, audio-visuelles, etc..) offrent de nouvelles opportunités et ouvrent de nouveaux champs à la recherche scientifique, ils sont aujourd’hui accumulés sans que soit garanties les conditions de leur conservation matérielle, ni déterminés les usages qui en seront fait, ni même stabilisés les modèles de leur lisibilité et de leur interprétabilité durables.

Ce rapport nouveau aux données inverse la relation à l’archive dès lors que leur conservation durable et leur mise en archive deviennent une condition de la recherche elle-même et non pas seulement de son histoire.

L’hypothèse que l’on voudrait développer dans cette communication est que l’archive elle- même se trouve transformée et déplacée dans la chaine documentaire, elle n’est plus à la fin comme traces préservées de l’activité scientifique, elle précède la science et en devient l’une des conditions même de son exercice. On voudrait interroger ce déplacement : y a-t-il émergence de nouvelles formes d’archives liées aux données elle-mêmes ? S’agit-il plutôt d’un déplacement du curseur dans le cycle de vie du document qui place la priorité sur les archives courantes ?
Les exemples de cette communication seront principalement empruntés aux sciences humaines et sociales mais pas uniquement.

Julien Pomart, FMSH
L’apport des outils numériques dans une stratégie de valorisation des archives : retour d’expérience dans les sciences humaines et sociales

La récente fonction archives de la Fondation Maison des sciences de l’homme propose un retour d’expérience en matière de valorisation des Archives dans le domaine des sciences humaines et sociales. Aborder la valorisation des Archives, c’est se pencher sur la question de la mise en valeur des fonds mais c’est aussi mettre en lumière les activités des institutions qui en assurent la conservation.

Il s’agit ici de réintroduire la problématique de création et de publication d’instruments de recherche électroniques, que l’on pourrait aujourd’hui qualifier d’« outils numériques traditionnels », dans la réflexion qui s’effectue autour de la valorisation. En effet, le pôle Archives de la FMSH a pris le parti de considérer sa mission de traitement des fonds et de production d’instruments de recherches électroniques comme une pierre angulaire d’une stratégie de valorisation indispensable à l’appropriation des champs nouveaux offerts par les technologies numériques.

Car penser les nouveaux besoins et usages des professionnels et publics des archives nécessite de les inscrire dans la continuité de cette mission de traitement des fonds. La révolution numérique amorcée par l’apparition de l’Internet offre aux professionnels des archives de nouveaux outils particulièrement utiles en termes de valorisation. Nous nous intéresserons aux réalisations et projets en cours aux Archives de la FMSH : l’apport de l’édition électronique ouverte dans la médiation numérique, les possibilités de signalement de corpus offertes par les moteurs de recherche de nouvelle génération, ou encore la modélisation des réseaux scientifiques d’après les instruments de recherche archivistiques.

Cynthia Roncaglio et Georgete Medleg Rodrigues (Université de Brasilia)
Perspectives de valorisation des archives scientifiques : histoire et analyse du projet de politique archivistique de l’Université de Brasília.

Au Brésil, la législation qui encadre la politique nationale des archives date du début des années 1990. Cependant la structuration des archives des institutions fédérales de l’enseignement supérieur (IFES) et le débat sur la place et la fonction des archives au sein des universités sont récents et ont eu lieu surtout dans le cadre du « Programme de Réorganisation et d’Expansion des Universités publiques » (REUNI) suivi de l’ augmentation du nombre des cours universitaires dans le pays aussi bien que l’embauche d’archivistes pour travailler dans les universités.

Cette communication décrire et analyse le projet de transformation du Centre de Documentation de l’Université de Brasília (CEDOC) en tant qu’un Service centrald’archives et l’organe responsable de la coordination de la politique archivistique de l’Université de Brasília et la mise en œuvre de cette politique.

Parmi les stratégies visant à sensibiliser et instaurer un dialogue entre la communauté universitaire (les dirigeants, les enseignants et le personnel administratif ) et les archivistessur l’importance des archives - en plus de la proposition d’un plan stratégique qui comprend, entre autres, des actions clés, la gestion efficace des archives de l’institution, depuis 2011 on organise des débats et des actions axés sur la gestion de la mémoire de l’université, impliquant tous les acteurs de la communauté (archivistes, enseignants, chercheurs, personnel administratif et étudiants ) afin d’esquisser une politique archivistique et de communication institutionnelle pour l’Université de Brasília. Dans ce contexte, on veut mettre en évidence le rôle stratégique des services d’archives soit pour le développement institutionnel ainsi que pour l’ administration, l’enseignement et la recherche scientifique et de définir,en partennariat avec la communauté archivistique,quelle mémoire on veut préserver et valoriser des pratiques scientifiques.

Lina Sbeih, Institut Pasteur
Les archives de la recherche à l’Institut Pasteur : évolutions et perspectives

Le but de cette communication est de présenter les moyens mis en œuvre jusqu’à présent par l’Institut Pasteur pour préserver ses archives. Il s’agira aussi d’évoquer, du fait des évolutions actuelles, les réflexions et projets en cours ou à venir.

Depuis sa création en 1987, le service des archives de l’Institut Pasteur a orienté ses travaux suivant deux axes : la collecte, le classement et la description des principaux fonds d’archives historiques ainsi que la collecte systématique des archives des services scientifiques et administratifs de l’institution . Outre la richesse des fonds d’archives, une réelle complémentarité existe entre les dépôts de travaux scientifiques et le recueil des décisions administratives les concernant.

Aujourd’hui, l’Institut Pasteur est confronté à l’augmentation de la masse des données/documents produits et reçus, à la prépondérance des données numériques, aux évolutions rapides du monde de la recherche…Une gestion plus rationnelle des données/documents est donc plus que jamais essentielle. Pour se faire, le service des archives élabore une politique d’archivage et redéfinit des procédures et des référentiels de conservation. Dans ce cadre, la collaboration avec les services transverses (service qualité, direction des systèmes d’information…) est également cruciale.

De plus, le service des archives entend se rendre plus visible autant en interne (sensibilisation des pasteuriens, pages intranet, expositions…) qu’en externe (accueil de chercheurs notamment étrangers, site internet, numérisation d’archives, participation à des groupes de réflexion…).

Maia Sheridan, university of Saint Andrews (UK)
Hearing the whale song : making old whaling records relevant to today’s researchers

This case study describes a new initiative to promote awareness amongst scientists of the significance of the archives they possess, prompted by a grant-funded project to catalogue a collection of whaling records.

The British government-sponsored Discovery Committee sent out scientific investigators to document whaling ships in the Antarctic in the 1920s-1930s. These records are now owned by the Sea Mammal Research Unit (SMRU) and held in the University of St Andrews Special Collections.

St Andrews has a unique position in pioneering marine research through the Gatty Marine Laboratory and the work of D’Arcy Wentworth Thompson on fishing and seal hunting. The resulting collections make St Andrews a hub for marine biology archives.
Our aim is to engage with the academic community to build use of this unique resource into an active research and teaching programme. By establishing a dialogue with researchers at SMRU, and in Biology, Population Modelling, and Sustainable Development, we have generated great interest in these forgotten archives. We create opportunities for the scientists to explore the papers for themselves to discover what they need from them and to gain a sense of ownership, through hands-on workshops and creative writing and arts outreach projects.

Academics now appreciate how this historical data can benefit today’s research in areas such as population change and human impact on marine ecosystems. In particular the unparalleled run of whaling catch data could and would not be replicated today with diminishing whale stocks and opposition to scientific harvesting of whales. They will communicate this potential for scientific exploitation to their research groups and postgraduates ; enthusing the next generation of scientists will safeguard these archives for the future. Exploitation of whales is a contentious and emotive subject. Just as whales are now protected, so we must protect associated research archives by demonstrating their continuing relevance.

Gilbert TOPPE, Université de Bouaké-Côte d’Ivoire
De l’opportunité de conserver les archives de la recherche à l’Université de Bouaké

Les archives de la recherche représentent l’ensemble du patrimoine de la recherche d’un chercheur ou d’un institut de recherche. Elles occupent de plus en plus une place importante dans les institutions de recherche comme l’Université de Bouaké en Côte d’Ivoire où elles sont généralement constituées de fonds documentaires et iconographiques, c’est-à-dire des correspondances, des rapports, des thèses, des supports papier, audiovisuel, électronique etc.).

En effet, cet établissement regorge de chercheurs provenant des sciences humaines et sociales, des sciences juridiques, administratives et politiques et enfin des sciences médicales. La capacité de faire état de l’ancienneté, de l’ampleur et de l’excellence des recherches conduites dans cette université par ses laboratoires ou ses chercheurs représente un élément fort de leur construction identitaire en même temps qu’un moyen de renforcer leur attractivité. En un mot, la politique de conservation des archives de la recherche à l’université de Bouaké pose le problème de l’opportunité de préserver les archives de recherche dans cette université. Cette opportunité a une finalité historique, administrative, culturelle et pédagogique.

La finalité historique des archives de la recherche à l’Université de Bouaké vise à avoir une base documentaire pour la recherche car ces archives sont un moyen de conserver la mémoire de la recherche et d’écrire son histoire. La dimension administrative permet à partir des archives de la recherche d’avoir des documents conservés à titre de preuve juridique ou administrative puisque les archives sont toujours conçues dans un but utilitaire (traces de droit, engagements, études, décisions). Le volet culturel des archives de la recherche à l’Université de Bouaké vise à mettre en relief les moyens humains et matériels mis en œuvre pour l’exécution de la recherche. Enfin, la motivation pédagogique concerne les paradigmes épistémologiques de la recherche, les procédés mis en œuvre pour les perspectives d’exploitation scientifiques de ces archives.

Louise Williams, LHSA, CRC, UE
Cataloguing the Neurosurgical Case Notes of Norman Dott (1920-1960) : unravelling access to medical data in the archives

LHSA is currently running a 33-month project to catalogue to item level over 26,000 individual patient case notes created by Edinburgh neurosurgeon, Norman McComish Dott (1897-1973). At the conclusion of the project, a public online catalogue will be produced that enables detailed searches (of medical conditions or treatments, for example) whilst ensuring the privacy of patients inside these mainly closed records. Case notes are catalogued using the Encoded Archival Description (EAD) standard inside an XML editor.

Modern archival case notes contain a wealth of research data from everyday clinical practice, but are often difficult to access on account of their specialist terminologies, physical condition, lack of item level cataloguing and, often, the sheer number of individual records inside collections. These difficulties can be exacerbated when the original creators of the records are no longer present to provide clarification and interpretation. The project, without known-precedent inside British medical archives, aims to provide a ‘way in’ to these fascinating yet under-used records and to encourage new avenues of research from Dott’s pioneering neurosurgical discoveries.

This paper will explore the evolution of the project from the choices made in development (such as the selection of data to be recorded in the catalogue and decisions surrounding patient anonymity) to the creation of an item-level catalogue entry that answers the needs of three distinct researcher-groups : family historians, medical humanities scholars and clinical researchers. It will demonstrate how research data can be defined in medical archives and explore the dialogues between archivists and potential record-users that are essential to creating accessible and effective finding aids in a digital cataloguing environment.

Jean-Daniel Zeller, Hopitaux universitaires de Genève (Suisse)
Quels états de données archiver ?

Il apparaît de plus en plus que les recherches scientifiques reposent accessoirement ou principalement sur des bases de données. Il apparaît également que ces données peuvent se trouver dans des états multiples (données brutes issues de collecte, données compilées, tableau de présentation en vue de publication, etc.). Indépendamment des problématiques techniques de conservation, se fait jour une question quant au choix de l’état des données à conserver, en corrélation avec leur utilisation à moyen et long terme.
La pratique archivistique actuelle vise en général une conservation des données de base, ce qui permet le réemploi et/ou des processus de vérification à postériori. Cependant, les états intermédiaires, sous forme de compilation ou d’entrepôt de données par exemple, ne sont pas non plus sans intérêt pour la compréhension du processus de recherche et de l’analyse des résultats. Ils peuvent par ailleurs être rendu nécessaires pour des besoins de protection des données personnelles et d’anonymisation.
A travers l’expérience du traitement des données médico-économiques des HUG et d’une réflexion quant à leur modalité de conservation et d’archivage, l’auteur se propose d’élaborer quelques pistes de réflexion quant aux meilleurs choix pour ces données destinées à la conservation. Bien que l’exemple utilisé soit celui d’un environnement de production public, les conclusions de l’analyse peuvent être partiellement appliquées aux environnements de recherche.
En conclusion, le bon usage des données de recherche à long terme nécessite une prise en compte de leur diffusion dès l’origine de la recherche. Techniquement, une des solutions pour répondre au mieux à cette exigence est la constitution, dès l’origine, de données de recherche sous forme de données ouvertes liées. Dans cette démarche, certaines communautés archivistiques peuvent mettre à disposition leur expertise, en particulier quant à la constitution de métadonnées, mais certains laboratoires en sciences humaines sont désormais également actifs dans cette direction. Ces initiatives ne seront couronnées de succès que si elles s’appuient sur de vastes réseaux collaboratifs visant à la constitution d’ontologies ouvertes et potentiellement interconnectables.